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제안서에서 세부 사항을 나중에 더 자세하게 논의할 것이기 때문에 핵심 요약에서는 주제를 간단하게 언급해야 합니다.
모든 제안서를 동일한 형식으로 작성하는 것보다는, 각 제안서마다 상대방의 요구와 상황에 맞게 커스터마이징하는 것이 중요합니다. 상대방의 산업, 회사, 프로젝트에 맞춘 맞춤형 제안서는 그만큼 더 큰 관심을 불러일으킬 수 있습니다.
즉, 엔지니어가 어떤 코드를 사용해 각 기능을 작동하도록 만들 것인지에 관해 논의를 하지 않고, 제안하는 편집 툴을 위한 프로젝트 계획을 논의할 수 있다는 의미입니다.
제안서 작성 시 첫 번째로 고려해야 할 요소는 제안서의 가장 앞부분에 들어가는 개요와 목적 설정입니다. 제안서가 다루는 프로젝트나 아이디어의 배경, 문제점 그리고 그것을 해결하기 위한 핵심 목표가 어떤 것인지 간략하게 요약해야 합니다. 제안서를 읽는 사람이 제안서 전반의 큰 틀을 빠르게 파악할 수 있도록 명확하고 간결하게 작성하는 것이 좋습니다. 예컨대 “왜 이 프로젝트가 중요한가?”, “이 프로젝트가 해결하려는 문제는 무엇인가?” 그리고 “기대 효과는 무엇인가?” 등의 질문에 답을 주는 식으로 핵심 정보를 요약하면 좋습니다.
마지막으로, 설득력 있고 자신감 있는 결론으로 프로젝트 제안서를 마무리합니다. 핵심 요약과 마찬가지로, 결론은 프로젝트에서 다루는 문제와 그 문제를 해결하는 방법에 대해 간단하게 요약해야 합니다.
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독자가 처음부터 흥미를 느껴 제안서를 계속 읽고 싶도록 하는 것이 중요합니다. 따라서 주제를 간략하게 요약하면서도, 독자가 문제의 심각성을 즉각적으로 이해할 수 있도록 문구를 설계해야 합니다.
연구 결과와 사실들을 이용해서 나올 수 있을만한 질문에 대한 답을 전부 해 주자.
제안서 작성은 단순한 문서 작성 이상의 의미를 지닙니다. 이는 당신의 전문성과 솔루션이 상대방의 문제를 어떻게 해결할 수 있는지를 명확하게 전달하는 과정입니다.
또한, 제안 템플릿은 어느 정도 초안 성격의 내용이 담겨 있는 템플릿을 만들어서 각 해당 장별 담당자에게 참조할 수 있도록 배포하는 것이 작업의 효율성을 높일 수 있습니다.
프로젝트 제안서는 프로젝트의 개시 단계에서 사용되지만, 프로젝트 헌장은 계획 단계에서 사용됩니다.
제안서 서식에 위 항목 중 없는 항목이 있을 수도 있지만, 프로젝트 범위에 따라 무엇을 포함할지 결정하면 됩니다.
프로젝트 제안서는 설득력이 있어야 제안서 합니다. 청자가 제안서를 읽고 그 결과로 무언가를 하기를 바라기 때문입니다. 만약 제안서를 읽는 사람이 프로젝트에 흥미를 갖지 못한다면, 프로젝트를 도와주려는 마음이 들지 않을 것입니다.